국민권익위원회는 고지서 발송이나 민원결과 통보업무를 하는 공공기관들의 경우 개인정보 이용을 사전 동의한 국민의 전화번호와 이메일을 공동활용하는 시스템을 구축하고, 이를 활용해 이메일이나 문자로 고지나 통지할 수 있도록 하는 개선안을 마련해 관계부처인 행정안전부를 포함한 1,000여개 공공기관에 권고하기로 했다.
우편 발송되는 고지서나 통지서를 받지 못했다는 민원이 증가하는 실태를 개선하기 위해서이다.
이는 최근 들어 스마트폰 보급이 급증하고, 해외거주자, 이동이 잦은 청년세대, 맞벌이 부부 등이 늘어나면서 전통적인 우편송달방식만으로는 당사자에게 중요 정보를 정확하게 고지나 통지하기 어려운 추세를 개선하기 위한 취지이다.
통계에 의하면 현재 스마트폰 2,600만대 보급, 맞벌이 부부(507만 가구, ’11.6월 통계청), 해외거주자(727만, ’11년 외교부), 전출입 이동자수(매월 72만 명, ’12.3월 통계청), 대학생(220만여 명, ’11년 교과부) 추정하고 있다.
국민권익위의 실태조사 결과 현재대다수 공공기관에서는 세금, 과태료, 보험료 등 각종 고지서를 당사자 수령 여부 확인이 불가능한 우편으로 통지하고 있으며, 주소불명, 수취인 부재 등으로 반송되는 사례가 잦았다. 특히, 여러 세대가 공동 거주하는 다가구주택은 건축법상 한 가구로 취급되어 시･군･구 주민전산망에 동･호수 등 상세주소가 없는 경우도 많았다.
현재 과태료는 기한 내에 납부 시 20% 감면, 미 납시는 가산금(최대 66%)이 부과된다.(11.3월 권익위)
또한, 우편으로 환급 안내되는 과오납 된 세금, 범칙금 등에 대해서도 당사자의 환급신청률이 매우 저조한 것으로 조사되었다.
최근의 <사례>를 보면 ① ㅇㅇ광역시의 경우 최근 3년간 지방세 과오납금에 대해 당사자가 환급을 신청한 것은 2,133,136건 중 3만3,795건으로 1.6%에 불과하다 ② 경찰청은 5년간(’06~’10년) 과오납 된 교통범칙금 39억4천만 원을 당사자에 환급신청토록 우편 안내했으나 6억8천만 원(17.3%)만 환급처리 되고 32억6천만 원(82.7%)은 주소와 전화번호 등을 알 수 없어 여전히 미 환급 상태로 조사 되었다.
공공기관에서는 당사자가 신청하지 않은 과오납금은 자체 충당하거나, 소멸시효 완성 후 국고로 세입처리 하고 있다.
또한, 전입신고 시 기재하는 전화번호나 이메일 등은 시·군·구의 주민전산망에서 관리되고 있지만, 정작 공공기관들이 이를 활용해 각종 중요한 정보를 고지할 수 있는 제도적 장치는 미비하다.
실제로, 건강보험공단, 교통안전공단 등 여러 공공기관에서는 각종 고지서 발송, 환급안내 등을 위해 전화번호와 이메일을 기관별로 제각각 수집･관리해 추가비용이 발생하고, 유출 가능성도 높았다.
이번<국민권익위 제도개선 권고 내용으로는 국민권익위는 첫째, 고지서 발송이나 민원결과 통보업무를 하는 공공기관들의 경우 개인정보 이용을 사전 동의한 국민의 전화번호와 이메일을 공동활용하는 시스템을 구축하도록 권고하기로 했다.
참고로, 현재 120여종에 이르는 각종 행정정보(주민등록 등초본, 병적증명서, 토지대장 등)에 대해서는 438개 공공기관이 행정정보공동이용망을 통해 공동활용하고 있다.
둘째, 우편송달 방식과 병행해 문자, 이메일 등 IT기술을 활용한 전자고지 방식을 확대하도록 권고하기로 했다.
인허가, 승인, 시험, 검사･검정 등 각종 민원사무의 처리단계별로 문자 통보 서비스를 확대하고, 포인트 적립이나 감액 등 다양한 인센티브 제공방안도 마련하도록 했다.
4대 보험료를 통합징수하는 건강보험공단(’11년 1억3천만건 고지)의 예를들어 전자고지 제도를 통해 우편발송이나 등기비용을 절감하고 있고, 신청인에게는 고지서당 200원 감액혜택을 부여하고 있다.
국민권익위 관계자는 “정부의 고지․통지 정보는 국민 개개인의 이해관계와 직접 관련되는 사항이니만큼 시대 흐름에 맞춰 다양한 전달매체를 활용할 수 있도록 기존제도를 개선해야 한다. 전자고지 방식이 정착되면 고지 미 수령으로 인한 민원과 우편송달 비용이 대폭 줄어들어 예산절감 효과도 상당할 것이다”고 밝혔다.
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