구는 구청, 보건소, 주민센터와 의회 등에서 운영 중인 기존 팩스 103대 대신 72대의 전자팩스 시스템을 구축해 종이기록물 감축 환경을 만든다는 계획이다.
팩스로 들어오는 종이문서와 토너에 대한 소모성 비용, 해마다 교체되던 팩스기기의 교체비용 등 연간 3500만원의 예산 절감 효과도 구는 기대하고 있다.
전자팩스 시스템은 저탄소 녹색행정 및 예산절감을 실천할 뿐 아니라 보안문제 해결에도 탁월하다.
전자팩스는 팩스의 주요기능을 소프트웨어로 변환, 전화망으로 수신된 문서를 담당자에게 직접 온라인으로 전송하는 방식이다. 따라서 문서 송․수신 즉시 담당자가 확인 할 수 있고 데이터베이스로도 저장되기 때문에 문서의 분실이나 내부자료 유출을 방지할 수 있다.
한편, 구는 작년부터“종이 없는 사무실”운동을 전개해 복사용지와 캐비닛 수를 전년대비 20% 감축하는 성과를 거뒀다. 올해에도 외부에서 오는 종이문서는 스캔해 전자문서로 등록하고, 태블릿PC를 활용한 대면보고를 활성화하는 등 저탄소 사무환경에 앞장서왔다.
구관계자는 “전자팩스 도입은 간편하게 문서를 송수신 할 수 있어 행정의 효율성을 도모할 수 있고, 팩스 송수신 이력을 관리할 수 있어 정보보안에도 유리하다.”며 “전자팩스의 신속한 정착을 위해 오는 6월부터 사용자와 관리자를 대상으로 교육을 실시할 계획이다.”라고 전했다.
저작권자 © 서울시정일보 무단전재 및 재배포 금지